Wybór biura rachunkowego to jedna z najważniejszych decyzji jakie podejmuje przedsiębiorca podczas prowadzenia działalności gospodarczej. Księgowa stanowi bowiem często całe zaplecze eksperckie firmy i odpowiada za ogół spraw urzędowo-prawnych. Jednak nawet w przypadku większych przedsiębiorstw, gdzie poza księgową świadczą swoje usługi także, np. prawnicy, poprawnie prowadzona księgowość jest podstawą pozwalającą, bez obaw o skutki ewentualnej kontroli skarbowej, skupić się na rozwijaniu biznesu. Na co należy wobec tego zwrócić uwagę podczas wyboru biura rachunkowego?
Obecnie na rynku usług księgowych istnieje szeroka oferta. Księgowość nadal świadczą tradycyjne biura rachunkowe, gdzie klient może przyjść, porozmawiać z księgowym, zostawić osobiście dokumenty i wie kto jest odpowiedzialny za prowadzenie jego ksiąg rachunkowych. Od kilku lat zdobywają coraz większą popularność również tzw. internetowe usługi księgowe. Ten segment rynku wydaje się na tyle atrakcyjny, że w ostatnim czasie nawet banki zaczynają oferować obsługę księgową swoim klientom w tej formule.
Podmioty zajmujące się księgowością w formule internetowej kuszą potencjalnych klientów następującymi argumentami:
- bardzo niska, atrakcyjna cena,
- sprzedaż łączona - księgowość oferowana wraz z innymi usługami finansowymi (wszystko w jednym miejscu, tzn. konto bankowe, pożyczka, leasing, ubezpieczenie),
- dostęp do internetowych aplikacji pozwalających na przykład na wystawianie faktur,
- zwiększona kontrola nad stanem księgowości.
Spróbujmy zastanowić się co w praktyce oznaczają przedstawione potencjalne zalety.
Bardzo wielu, szczególnie początkujących przedsiębiorców przy wyborze obsługi księgowej i kadrowo-płacowej kierują się ceną jako jedynym kryterium wyboru. Oczywiście w pierwszym momencie tego typu motywacja zdaje się zrozumiała. Chęć zaoszczędzenia na comiesięcznych opłatach jest naturalnym odruchem. Poświęćmy jednak tej sprawie chwilę na zastanowienie się. Przy zakupie większości usług lub produktów konsumenci rozumieją, że z ceną, którą muszą zapłacić wiąże się nie tylko poziom chciwości sprzedającego, ale również jakość otrzymywanego produktu. Choćby zamawiając abonament telefoniczny rozumiemy relację występującą pomiędzy jego ceną, a ilością minut w pakiecie. W większości przypadków także honorarium jakiego oczekuje prawnik za reprezentowanie nas przed sądem ma związek z jego doświadczeniem zawodowym, a co za tym idzie prawdopodobieństwem kompetentnego poprowadzenia sprawy i pomyślnego zakończenia procesu. Czemu więc nie wzbudza w nas podejrzenia oferta prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów za 50 złotych miesięcznie lub ksiąg handlowych za 200 złotych miesięcznie? Oczywiście można traktować konieczność zlecenia obsługi księgowej podmiotowi zewnętrznemu jako zło konieczne, jednak przecież nie księgowi są winni temu jakie przepisy podatkowe obowiązują w kraju, a skoro tak to chyba lepiej współpracować z kimś kto wykonuje swoją pracę w sposób profesjonalny i poświęca swojej pracy odpowiednią ilość czasu potrzebną do prawidłowego zrealizowania powierzonego mu zadania. Jest zwyczajnie niemożliwe bowiem aby ktoś z odpowiednimi kompetencjami poświęcił "sprzedawał swój czas" (nawet w przypadku bardzo ograniczonej ilości dokumentów) za wymienione stawki. Oferowanie tego rodzaju cen musi wiązać się wobec tego z powierzeniem księgowości albo komuś niedoświadczonemu, albo sfrustrowanemu gdyż czującemu się wykorzystanym. Nie wiadomo co gorsze z dwojga złego. Powinny dobrze to rozumieć zwłaszcza osoby, które same są przedsiębiorcami.
Związanie wszystkich usług z jednym podmiotem, czy to na pewno jest korzystne? Duże, często międzynarodowe firmy, starają się poszerzać źródła swoich dochodów. Obecnie coraz częściej umowy abonamentowe o świadczenie usług telefonicznych są połączone z umowami na dostawy energii elektrycznej. Tego typu oferta jest stale rozszerzana. Nowością jest obecnie oferowana przez banki propozycja prowadzenia księgowości nawet za darmo, albo przy zupełnie symbolicznej opłacie. Należy jednak mieć na uwadze, że w ten sposób jedna firma ma kompletne informacje na temat stanu naszych finansów. Co prawda w pierwszej chwili może się wydawać, że udaje nam się zaoszczędzić co miesiąc konkretne sumy pieniędzy jednak w praktyce bank nie świadczy obsługi księgowej za darmo. W zamian otrzymuje pełne informacje na temat naszej sytuacji finansowej i ma nadzieję w przyszłości zarobić świadcząc inne usługi, np. udzielając pożyczki. Poza tym obsługa księgowa jest kolejnym sposobem na skuteczniejsze związanie klienta z jedną instytucją.
Dostęp do internetowej aplikacji ułatwiającej prowadzenie biuraInternetowe serwisy i dodatkowe oprogramowanie będące dodatkiem do usługi księgowej to kolejny wabik, który ma zachęcać do przejścia na księgowość internetową. Wszystkie tego typu rozwiązania działają jednak najczęściej w chmurze. Oczywiście bywa to bardzo wygodne, jednak brak możliwości korzystania z tego oprogramowania poza internetem - offline powoduje pewne ograniczenia. Przede wszystkim okazuje się, że ceną wygody jest powierzenie wszystkich naszych danych zewnętrznemu operatorowi, a także związanie nas z nim na stałe gdyż rezygnacja z jego usług oznaczałaby utratę wszystkich udogodnień i zgromadzonych danych. Tego typu narzędzia nigdy nie są bowiem dane klientowi na stałe i działają tylko o ile zostanie przedłużona opłata abonamentowa.
Co kryje się pod hasłem zwiększonej kontroli nad własną księgowością?To hasło reklamowe jest prawdopodobnie najbardziej przewrotne. Oznacza ono bowiem w praktyce, że klient nie tyle ma zwiększoną kontrolę nad swoją księgowością co musi poświęcać jej więcej czasu. W praktyce sprowadza się najczęściej do zmuszenia klienta to systematycznego digitalizowania wszystkich swoich dokumentów, aby biuro prowadzące internetową księgowość mogło te dokumenty przetworzyć. Ponadto przesłane dokumenty muszą być w odpowiedni sposób opisane i zapisane. Zwykła księgowa jest w tym wypadku zwykle dużo bardziej wyrozumiała i przyjmie dokumenty zarówno dostarczone w teczce, jak również przekazane w jakiś sposób w formie elektronicznej. Ponadto obciążenie klienta odpowiedzialnością za odpowiednie przygotowanie dokumentacji księgowej z racji swojego stopnia automatyzacji nie dopuszcza żadnych opóźnień, ani "doniesienia" niczego w terminie późniejszym. Warto również zwrócić uwagę na sposób skonstruowania umowy. Często przenoszą one całą odpowiedzialność za prowadzenie dokumentacji rachunkowej na podatnika, a internetowe biuro rachunkowe występuje de facto jedynie w roli udostępniającego narzędzie-program komputerowy do prowadzenia księgowości.
Dla kogo wobec tego księgowość internetowa? Wszystkie opisane wady bądź uciążliwości rozwiązania jakim jest księgowość internetowa z pewnością nie przekreślają tego typu oferty. Dla wielu osób może ona z pewnością być interesującym rozwiązaniem i alternatywą dla bardziej tradycyjnych form prowadzenia księgowości. Należy jednak pamiętać, decydując się na wybór takiego sposobu prowadzenia ksiąg podatkowych, że wymaga on dużego stopnia zaangażowania podatnika, dyscypliny z jego strony i obarcza go odpowiedzialnością za efekt końcowy. Nie wolno również zapominać, że oszczędność na księgowości często jest w ostatecznym rozrachunku pozorna. Może się okazać, że usługa którą otrzymamy nie będzie spełniać najwyższych standardów jakości, a na pewno wiąże się ona z dużo większym stopniem zależności od dostawcy tego typu rozwiązań. Ponadto firma je oferująca liczy na to, że pieniądze, które zaoszczędzimy na księgowości zarobi oferując nam inne usługi w czym pomoże jej na pewno pełen wgląd w księgowość przedsiębiorstwa, co jest szczególnie niepokojące w przypadku banków proponujących prowadzenie księgowości.
Rozwiązanie w postaci tradycyjnej księgowości?Wobec powyższego przed porzuceniem tradycyjnej obsługi księgowej warto rozważyć czy wizja obiecanych oszczędności z jakimi ma się wiązać skorzystanie z księgowości internetowej nie jest iluzoryczna, albo czy nie wiąże się z kosztami innego typu. Nie wolno również zapominać o znaczeniu jakie ma w prowadzeniu księgowości zaufanie i możliwość rozmowy w celu wyjaśnienia wątpliwości z księgową. Tych dwóch rzeczy nie oferują biura internetowe, w których klient jest tylko kolejnym numerem statystycznym obsługiwanym przez anonimowego pracownika, który nie odpowiada za ewentualne błędy w przypadku kontroli skarbowej. Na koniec chyba warto podczas wyboru konkretnego modelu obsługi księgowej (internetowego prowadzonego przez korporacje lub tradycyjnego biura rachunkowego) pamiętać, że decyzja ta przekłada się ostatecznie na kształt gospodarki kraju. Podejmując naszą decyzję wspieramy pewne tendencje gospodarcze: lokalne przedsiębiorstwa lub pozbawione związku z konkretnym miejscem podmioty gospodarcze.