Ubezpieczenia biur rachunkowych

Kilka słów wstępu

Usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych jest działalnością gospodarczą, w rozumieniu przepisów o swobodzie działalności gospodarczej, polegającą na świadczeniu usług w zakresie:

prowadzenia, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym,
okresowego ustalania lub sprawdzania drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,
wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego,
sporządzania sprawozdań finansowych,
gromadzenia i przechowywania dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą o rachunkowości.

Działalność polegającą na usługowym prowadzeniu ksiąg rachunkowych mogą wykonywać:

przedsiębiorcy, będący osobami fizycznymi, jeżeli są uprawnieni do wykonywania czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych,
pozostali przedsiębiorcy, pod warunkiem, że czynności z tego zakresu będą wykonywane przez osoby uprawnione do wykonywania czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Z dniem 10 sierpnia 2014 r. nastąpiła dereglamentacja usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych co oznacza, że czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych może wykonywać każda osoba, która:

posiada pełną zdolność do czynności prawnych i niekaralność za ściśle określony katalog przestępstw, tj. za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwo skarbowe oraz za czyn określony w rozdziale 9 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości , oraz
posiada ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej.

Ponadto, uprawnionymi do wykonywania czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych są również osoby wpisane do rejestru biegłych rewidentów lub na listę doradców podatkowych.

Ubezpieczenie OC przedsiębiorców wykonujących działalność z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych

Podmioty usługowo prowadzące księgi rachunkowe mają obowiązek zawarcia umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną działalnością. Obowiązek ubezpieczenia OC powstaje nie później niż w dniu poprzedzającym dzień rozpoczęcia wykonywania działalności. Ubezpieczenie nie obejmuje szkód polegających na uszkodzeniu, zniszczeniu bądź utracie mienia, wyrządzonych przez ubezpieczonego – małżonkowi lub innym bliskim członkom rodziny, a także szkód wyrządzonych przez ubezpieczonego, jeżeli przestał on spełniać warunki, o których mowa w art. 76a ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (został skazany za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów lub utracił pełną zdolność do czynności prawnych), chyba że szkoda została wyrządzona w związku z prowadzoną działalnością w czasie, w którym ubezpieczony spełniał te warunki. OC nie obejmuje również szkód z tytułu zapłaty kar umownych oraz powstałych na skutek działań wojennych, stanu wojennego, rozruchów, zamieszek i ataków terroru.

Kto musi posiadać obowiązkowe ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej?

Umowę ubezpieczenia OC musi zawrzeć przedsiębiorca, a nie zleceniobiorca czy pracownik biura rachunkowego.
W ramach poszczególnych form prowadzenia działalności gospodarczej umowę ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej zawiera:

W przypadku, gdy biuro rachunkowe prowadzi przedsiębiorca będący osobą fizyczną, umowę ubezpieczenia OC zawiera sam przedsiębiorca.
Gdy biuro prowadzone jest w formie spółki cywilnej, to przedsiębiorcami są jej wspólnicy, a więc ubezpieczenie OC za szkody wyrządzone w związku z działalnością gospodarczą w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych powinni posiadać wspólnicy spółki cywilnej.
Jeżeli biuro rachunkowe w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych działa w formie spółki z o.o. lub spółki akcyjnej, to spółka ta ma osobowość prawną i jest przedsiębiorcą w rozumieniu ustawy? o swobodzie działalności gospodarczej. Zatem umowę ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną działalnością w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych powinien podpisać zarząd. Nie mogą to być wspólnicy spółki z o.o., chyba że wchodzą w skład jej zarządu.
Jeżeli biuro rachunkowe działa w formie spółki partnerskiej, jawnej, komandytowej lub komandytowo-akcyjnej to umowę ubezpieczenia zawiera podmiot reprezentujący spółkę. W spółce partnerskiej każdy z partnerów ma prawo reprezentować spółkę samodzielnie lub może być powołany do tego zarząd. W spółce jawnej każdy ze wspólników może reprezentować interesy spółki. W spółce komandytowej oraz komandytowo-akcyjnej uprawionymi do reprezentowania spółki są komplementariusze.

Tak wygląda teoria, a jaka jest praktyka?

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 6 listopada 2014 roku w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej przedsiębiorców wykonujących działalność z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, minimalna suma gwarancyjna OC w odniesieniu do jednego zdarzenia, którego skutki są objęte umową ubezpieczenia OC, wynosi równowartość w złotych 10 000 euro.

Za brak obowiązkowego ubezpieczenia OC jest przewidziana kara nakładana przez KNF

Przy zawieraniu ubezpieczenia należy zwrócić uwagę na jego zakres, może się okazać bowiem, iż jeśli biuro zadeklaruje jedynie czynności doradztwa podatkowego to nie ma ubezpieczenia usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych i odwrotnie.

Brak ubezpieczenia nie wyklucza jednak odpowiedzialności biura za popełnione błędy.
Biuro rachunkowe może dodatkowo ubezpieczyć ten obszar swojej działalności, który nie został objęty obowiązkowym ubezpieczeniem odpowiedzialności cywilnej, np. za błędy w związku z obliczaniem deklaracji ZUS, sporządzaniem list płac itp. ( nie są to czynności doradztwa podatkowego ani czynności księgowe w rozumieniu ustaw ). Wymaga to wykupienia dodatkowych, dobrowolnych klauzul rozszerzających zakres ubezpieczenia np. o klauzulę odpowiedzialności cywilnej przedsiębiorcy prowadzącego obsługę kadrowo-płacową lub klauzula odpowiedzialności cywilnej z tytułu wykonywania określonych czynności doradztwa podatkowego (dla tych, którzy nie mają tego w obowiązkowym OC). Szeroka ofertę klauzul dodatkowych można sprawdzić u ubezpieczyciela i dobrać do prowadzonej przez biuro rachunkowe działalności tak aby zabezpieczyć przyszłe roszczenia odszkodowawcze.
Warto zwrócić uwagę, iż po wprowadzeniu deregulacji zawodów, obowiązek posiadania obowiązkowego OC biur rachunkowych nie obejmuje podmiotów rozliczających klientów w formie ewidencji uproszczonych.
Opinia prawna na temat obowiązku ubezpieczenia OC dla spółki cywilnej świadczącej usługi księgowe