Na co zwrócić uwagę podpisując umowę z biurem rachunkowym?

Klienci podpisujący umowę z biurem rachunkowym często tylko pozornie mają taką samą pozycję przetargową co biuro rachunkowe. Księgowa od lat zajmująca się przygotowywaniem umów dotyczących świadczenia usług rachunkowych ma dużo większe doświadczenie w obszarze konstruowania tego rodzaju dokumentów i wie jakie korzystne dla niej zapisy warto w nim umieścić. Wobec tego przeciętny klient może czuć się zagubiony i nie wiedzieć z jakimi „haczykami” może mieć do czynienia. Z tego powodu w tym artykule zwracamy uwagę na kilka spraw, o których warto pamiętać podpisując umowę z biurem rachunkowym.

Biuro rachunkowe, szczególnie niewielkie, to nie bank, ani sieć telefonii komórkowej, nie oferuje swoimi klientom umów adhezyjnych. W kontaktach z biurem rachunkowym mamy do czynienia z realną równowagą stron umowy. Treść umowy zawsze można negocjować i zmienić w zależności od zapotrzebowania. Biura rachunkowe mają jakieś standardowe wzory umów, ale na pewno chętnie je dostosują do potrzeb nowego klienta. Wszystko jest kwestią porozumienia się.
Wiele biur rachunkowych kusi nowych klientów księgowością za złotówkę, albo inną symboliczną stawkę. Pomijając kwestię wiarygodności podmiotów gotowych świadczyć swoje usługi w takiej cenie warto zawsze wczytać się w tzw. drobny druk. Po pierwsze jest wysoce prawdopodobne, że po okresie promocyjnym cena początkowa drastycznie wzrośnie, a po drugie tego rodzaju umowy często wiążą się z długim okresem obowiązywania, dzięki czemu biuro rachunkowe może „zamortyzować sobie” początkowy okres promocyjny. Jest to niebezpieczne gdyż naraża klienta na wysokie koszty dodatkowe gdyby z powodu źle układającej się współpracy z księgową lub z prozaicznego powodu zamknięcia firmy, spowodowanego niepowodzeniem gospodarczym, był zmuszony do rozwiązania umowy przed jej wygaśnięciem.
Z opisaną w poprzednim punkcie praktyką wiążą się również długie okresy wypowiedzenia. Oczywiście są one najczęściej zgodne z obowiązującym prawem jednak na pewno ani wygodne, ani przyjemne dla klienta, który chce się już „uwolnić” od dotychczasowej księgowej.
Zawsze warto dopytać o to za co konkretnie odpowiada księgowa i zwrócić uwagę na to co obejmuje proponowana cena. Dzięki temu unikniemy w przyszłości nieporozumień lub zaskoczenia gdyby się okazało, że księgowa za kolejną korektę deklaracji VAT oczekuje jakiejś dopłaty, albo że ustalona cena przewidywała określony limit dokumentów lub tylko typowe operacje krajowe, a my postanowiliśmy rozwinąć naszą działalność i na przykład dokonywać operacji trójstronnych.

Na koniec wydaje się istotne przypomnienie, że przy współpracy z biurem rachunkowym często najważniejsze jest zaufanie i wzajemna współpraca, a nie umowa. Doświadczenie pokazuje bowiem, że często łatwiejsza i bardziej owocna jest współpraca klientami, którzy wiedzą czego chcą i nad niekończące się zapisy umów przekładają proste i konkretne ustalenia ustne, które można w zależności od bieżącego zapotrzebowania szybko modyfikować, a dla spokoju tylko potwierdzić w mailu.

Zachęcamy do zapoznania się z listą biur rachunkowych, które są członkami naszego stowarzyszenia. Członkostwo w naszym stowarzyszeniu to gwarancja jakości usług księgowych.
Aby sprawdzić czy w Twojej okolicy znajduje się biuro rachunkowe należące do Stowarzyszenia Współpracujących Biur Rachunkowych można skorzysta z mapki znajdującej się na naszej stronie internetowej, zapoznać się z pełną listą biur członków stowarzyszenia lub skorzystać z wyszukiwarki znajdującej się powyżej wpisując kryteria jakie powinno spełniać biuro rachunkowe, któremu chciałoby się powierzyć swoją księgowość. Najpopularniejsze hasła charakteryzujące biura rachunkowe należące do SWBR są również widoczne poniżej.